Zusammenarbeit
Entscheidung
Wir freuen uns sehr, wenn Sie sich für eine Zusammenarbeit
mit medipraXis Calling entschieden haben und heissen Sie herzlich willkommen.
Unser Bestreben ist einerseits die vollste Zufriedenheit von Ihnen als Kunde, andererseits setzen wir alles daran, Ihre Patienten freundlich, kompetent und verantwortungsbewusst zu behandeln. Aus diesem Grund steht Ihnen dafür ein excellent ausgebildetes und motiviertes Team aus medizalen und dentalen Praxisassistentinnen mit mehrjähriger Praxiserfahrung zur Verfügung. Denn nur Fachpersonal vermag die zum Teil fein nuancierten Unterschiede im Gespräch mit den Patienten zu erkennen.
Voraussetzung
Damit der Start sicher gelingt, sind einige Voraussetzungen zu erfüllen.
Doch keine Angst, es ist nichts darunter, was sich nicht erfüllen
liesse!
Der erste und wichtigste Punkt ist die Zeit. Damit wir Sie, Ihre Praxis, Ihre Arbeitsweise, Ihre Gewohnheiten und Ihr Personal kennenlernen können, benötigen wir etwas Zeit. Im Klartext heisst dies, dass Sie uns allerspätestens 1-2 Wochen vor der ersten Einschaltung über Ihren Auftrag unterrichten sollten. Je mehr Zeit für die "Datenaufnahme", wie wir es nennen, zur Verfügung steht, desto sicherer ist der Start und desto überzeugender ist das erste Telefonat im Namen Ihrer Praxis.
Der zweite Punkt ist rein technischer Natur und betrifft Ihr Praxistelefon. Hierzu stellt sich die Frage wie es umgeleitet wird. In der Regel geht dies ganz einfach mit dem sogenannten "Service 21" der Swisscom. Wenn Sie jedoch eine eigene Zentrale haben, vielleicht ISDN mit mehreren Leitungen und/oder mehreren Rufnummern, sollte das Umleitungsverfahren frühzeitig abgeklärt werden. Bei Zentralen mit Haupt-Apparaten wird oft das Umleitverfahren mit #23 angewandt. Bei anderen Zentralen ist vielleicht sogar irgendwo auf einem Apparat ein Knopf vorprogrammiert mit welchem sich der Anschluss umleiten lässt. Über die verschiedenen Verfahren gibt in der Regel das Handbuch des Telefones oder der Zentrale Auskunft oder aber der Telefoninstallateur welcher die Zentrale installiert hat. Vorsicht ist mit "automatischer Rufweiterschaltung" zu geniessen. Viele Praxen haben diesen Dienst in Ihrer Zentrale einprogrammiert. Es gibt Rufweiterschaltungen nach z.B. 3x Klingeln oder bei besetzt. Solche Rufweiterschaltungen müssen für die Zusammenarbeit mit medipraXis Calling deaktiviert werden.
Der dritte und auch schon der letzte Punkt ist: Sie benötigen einen
Fax oder ein Emailkonto. Dieser Punkt dürfte für die meisten
kein Problem sein, da ein Fax und/oder ein Emailkonto in der heutigen
Zeit zur Grundausstattung jeder Praxis gehört. Die einzige Bedingung
für den Fax ist, dass er über eine eigene Leitung verfügt
und nicht mit dem Praxistelefon an der gleichen Leitung hängt. Der
Grund hierfür ist schnell erklärt: wenn Sie Ihr Praxistelefon
zu uns umleiten und wir Ihnen einen Fax senden möchten, landet der
Fax wieder bei uns!
Vertrag
Die Zusammenarbeit mit medipraXis Calling wird vertraglich geregelt,
das heisst wir schliessen einen Dienstleistungsvertrag ab.
Der Vertrag ist bis auf maximal 1 Jahr befristet (Kalenderjahresanpassung) und erneuert sich ohne Kündigung automatisch. Im Vertrag werden die zu Beginn definierten Dienste aufgeführt. Im weiteren verpflichtet uns der Vertrag, die vereinbarten Dienste auch wirklich zu leisten. Das bedeutet für Sie nicht nur Sicherheit vielmehr ist es auch eine Garantie, dass Ihr Telefon während der Vertragsperiode auch wirklich von uns betreut wird.
Kurz vor Ablauf der Vertragsperiode werden wir uns jeweils mit einem
Erneuerungsvorschlag mit Ihnen in Verbindung setzen, damit der Folgevertrag
nicht zu viele bzw. viel zu wenige Dienste beinhaltet. Dies gibt Ihnen
jeweils die Möglichkeit sich neu zu orientieren und uns, unsere Personalplanung
anzupassen.
Datenaufnahme
Datenaufnahme
Damit unser Team die Anrufe in Ihrem Namen führen kann, ist es auf
die verschiedensten Informationen angewiesen. Das Wissen wann Sie Ihre
Praxis geöffnet haben und wie Ihre Agenda geführt wird reicht
bei weitem nicht aus. Deshalb sind wir einerseits auf allgemeine Informationen
wie z.B. Standort oder Erreichbarkeit Ihrer Praxis andererseits aber auch
auf Information über Sie als Mensch wie z.B. Ihr Alter, Ihr Werdegang
etc. angewiesen.
In diesem Zusammenhang weisen wir Sie darauf hin, dass wir uns vertraglich einer Schweigepflicht unterwerfen. Es werden keine Informationen an irgend jemanden weitergegeben, die wir nicht weitergeben dürfen. Dabei spielt es keine Rolle ob es sich um den Abwesenheitsgrund oder um die private Telefonnummer handelt. Es ist uns ein spezielles Anliegen, dass Sie uns nicht als "Beauftragte" betrachten sondern vielmehr als Ihre Mitarbeiter.
Alle benötigten Informationen werden in unserem speziellen passwortgeschützten Informationssystem erfasst und stehen unserem Team während eines Anrufes zur Verfügung. Die Informationsbereitschaft ist für uns das Wichtigste und garantiert uns, dass wir die Anrufe kompetent, speditiv und professionell erledigen können.
Um die Datenaufnahme durchführen zu können, benötigen
wir ca. 1 - 2 Stunden Zeit von Ihnen. Die Daten werden in einer Frage
& Anwort Session, entweder telefonisch oder persönlich bei Ihnen
aufgenommen. Hierzu verwenden wir unter anderem vorgefertige Fragen, damit
auch wirklich nichts vergessen geht.
Agenda
Wie Sie sicher bereits herausgefunden haben, ist das Führen
der Agenda unsere Spezialität. Kein Call Center in der Schweiz verfügt
über eine derart ausgeklügelte Möglichkeit eine bzw. viele
Praxisagenden auf dem elektronischen Wege zu führen.
So vielfälltig die Elektronik von heute bereits ist, hellsehen kann auch diese Agenda nicht. Deshalb muss Ihre Agenda, bevor wir Termine vergeben können, mit unserer elektronischen synchronisiert werden. Dies geschieht auf einfachste Weise indem wir Ihnen einen auf Ihren Daten basierenden Ausdruck zur Verfügung stellen, auf welchem Sie die bereits belegten Termine abkreuzen. Pro Monat entspricht dies einer Seite. Diese faxen Sie uns zu, wir erfassen sie im System und dann kann es losgehen.
Ganz anders verhält es sich natürlich, wenn Sie mediXtime Kunde sind. mediXtime ist unsere ASP-Agenda, welche Sie von der Praxis oder von zu Hause aus bequem via Internet benutzen können. Mit mediXtime ist kein Datenabgleich mehr erforderlich, alles geht vollelektronisch! Schauen Sie sich doch einmal die Produktebeschreibung von mediXtime genauer an.
Wenn Sie Pauschalkunde (siehe Dienstvarianten)
sein möchten und nicht mediXtime abonniert haben, erhalten Sie zusätzlich
noch auf Sie zugeschnittene Agendanachtragsformulare. Wenn Sie in der
Praxis einen Termin vergeben, schreiben Sie ihn gleichzeitig auf dieses
Formular. Dieses lassen Sie uns periodisch per Fax zukommen, sodass wir
unsere Agenda mit der Ihren wieder auf Gleichstand bringen können.
Mit mediXtime entfällt diese Arbeit, da die Termin direkt zu uns
übertragen werden.
Los geht's
Das erste Telefon, welches wir in Ihrem Namen entgegen nehmen,
wird wahrscheinlich von Ihnen selbst geführt. Der Kontrollanruf des
Kunden gehört bei uns zur Tradition. für welche wir sehr dankbar
sind. Denn nicht nur Sie möchten sicher sein, dass die Umleitung
geklappt hat....
Während der Zusammenarbeit findet, neben den Rapporten und Agendanachträgen, immer wieder ein Austausch an Informationen statt. Dies ist nicht nur richtig so, sondern auch sehr wichtig. Vor allem bei Pauschalkunden sind die Abwesenheitsdaten, Feriendaten, Änderungen der OPs-Pläne oder Informationen über neue Therapieformen oder die Anschaffung von Spezialgeräten etc. für uns das Allerwichtigste.
Im diesem Sinne hoffen wir auf eine gute Zusammenarbeit und freuen uns, Sie als Kunde bei medipraXis Calling begrüssen zu dürfen.