Dienstleistung
Allgemein
Die Hauptdienstleistung von medipraXis Calling ist die Entgegennahme
der Anrufe Ihrer Praxis. Damit dies möglich ist, muss Ihr Praxisanschluss
auf eine von uns zugewiesene Rufnummer umgeleitet werden.
Sofern Sie das wünschen, nehmen wir die Anrufe unter Ihrem Namen entgegen das heisst, wir melden uns mit Ihrem Namen z.B. mit "Praxis Dr. Huber". Für den Anrufer ist es somit primär nicht erkennbar, dass er gar nicht direkt mit der Praxis verbunden ist.
Unser Team von medizinalen und detalen Praxisassistentinnen mit mehrjähriger Praxiserfahrung führt das Gespräch mit dem Anrufer als ob sie in Ihrer Praxis wäre. Freundlichkeit, Kompetenz und Fachwissen sind für medipraXis Calling keine leeren Versprechungen.
Jeder Anruf wird mit der speziell für uns entwickelten Software im Computer rapportiert. Damit ist garantiert, dass Sie lückenlos über jeden Anruf in Kenntniss gesetzt werden.
Je nachdem was der Anrufer wünscht werden folgende Aktionen gemäss Ihren Richtlinien ausgelöst:
• abgeben eines Termines (oder Terminverschiebung)
• abgeben einer Mitteilung
• senden eines Rezeptes (natürlich keine Suchtpräparate o.ä.)
• weiter verbinden zu Ihnen (2. Linie, Natel etc.) sofern Sie anwesend sind und dies wünschen
• in dringenden Fällen bekanntgeben eines Vertreters (z.B. während Ihren Ferien)
• eine Mitteilung an Sie entgegennehmen
• und vieles mehr...
nach obenAgenda
Damit wir Ihren Patienten Termine vergeben können benötigen
wir natürlich Ihre Agenda.
Da es für Sie und für uns ein wenig kompliziert wäre immer das Buch oder Kopien davon hin und her zu senden, haben wir ein spezielles, von Ihnen unabhängiges System entwickelt. Ausserdem hat jede Agenda ihre Eigenheiten, denken Sie z.B. nur einmal an die Praxisöffnungszeiten oder den Sprechstundenintervall. Es ist für unser medizinales und dentales Praxisassistentinnen-Team unmöglich, sämtliche Agendadaten unserer Kunden im Kopf zu haben. Deshalb entwickelten wir eine Agenda der Superlative, welche uns erlaubt ohne Fehl-, Falsch- oder sogar Doppelbuchungen Ihre Agenda zu führen und dabei erst noch Ihre Wünsche wahr zu nehmen.
Unsere Agenda wird auf dem Computer geführt und basiert auf dem Prinzip der Typen-Auswahl. Im Detail heisst dies, dass Ihre Arbeit in der Sprechstunde in sogenannte Termintypen unterteilt wird wie z.B. "neuer Patient - 30 Min." oder "Nachkontrolle - 15 Min.". Dazu kommen Ihre speziellen Bedürfnisse wie z.B. "neuer Patient nur morgens, zwischen 9:00 bis 11.30 H" oder "Zuweisungen nur morgens von Dienstag bis Donnerstag". Anhand dieser von Ihnen erteilten Richtlinien sorgt unser Computer dafür, dass nur diejenigen Termine von uns vergeben werden können welche erstens verfügbar sind und zweitens in Ihre Richtlinien passen.
Der Austausch der vergebenen Termine findet zur Zeit noch normalerweise per Fax statt. Von uns vergebene Termine erhalten Sie mit dem ordentlichen Rapport. Von Ihnen vergebene Termine teilen Sie uns mittels dem "Agendanachtrag" mit (ein Formular zum Eintragen von Datum, Uhrzeit und Dauer des Termines). Dies ist jedoch nur nötig, wenn Sie gleichzeitig während wir Ihr Telefon bedienen am Arbeiten sind. Kunden mit Feriendienst erhalten von uns vor Ihren Ferien eine vorgedruckte Agenda, auf welcher nur die belegten Termine eingetragen werden müssen.
Die Präzision und die Einfachheit unserer Agenda hat alle unsere Kunden überzeugt. Wir planten deshalb, die gleiche Agenda wie wir sie verwenden, für den Einsatz auf dem PC in der Arztpraxis verfügbar zu machen. Leider stellte sich nach fundierten Abklärungen heraus, dass dies so viel kostet, dass das Endprodukt niemand mehr kaufen würde.
Wir haben deshalb eine Alternative gesucht und auch gefunden. Anstatt die Agenda zu Ihnen zu bringen, lassen wir die Agenda bei uns uns Sie kommen zu uns! Anders ausgedrückt haben wir unsere Agenda ASP (Application Service Privding) fähig gemacht, so dass sie jetzt via Internet genutzt werden kann. Das Produkt dazu heisst mediXtime. Beachten Sie die separate Produktebeschreibung.
Das Führen Ihrer Agenda ist im Abonnementspreis inbegriffen.
Sprachbox
Wenn Ihr Praxistelefon zu uns umgeleitet ist werden während
unserer Arbeitszeiten die Anrufe von unserem medizinalen und dentalen
Praxisassistentinnen-Team entgegengenommen. Nun werden Sie sich vielleicht
fragen "Und was passiert in der Nacht, oder am Sonntag?".
Für die Zeiten in welcher wir nicht arbeiten wird der Anruf automatisch in eine Voice-Mailbox oder auch Sprachbox genannt, umgeleitet. Die Sprachbox wird von Ihnen mittels einem Zugriffscode via Telefon selbst besprochen und verfügt über die gleichen Eigenschaften wie ein Anrufbeantworter. Somit ist garantiert, dass ein Anruf nie ins Leere läutet sondern entweder von uns persönlich oder zumindest von Ihrer Sprachbox beantwortet wird. Die meisten unserer Kunden haben keinen eigenen Beantworter mehr in der Praxis sondern verwenden die Sprachbox bei medipraXis Calling.
Übrigens: die Sprachbox ist im Abonnementspreis inbegriffen.
Rapportierung
Jeder Anruf wird sofort in unserem speziellen Computersystem
rapportiert. Dabei werden nicht nur die Daten des Anrufers wie Name, Vorname,
Adresse, Geburtsdatum etc. aufgenommen, sondern auch textmässig umschrieben
warum der Anruf erfolgte und was mit dem Anrufer vereinbart wurde.
Alle weiteren Vorgehen wie Terminvergabe, Rezeptversand, Bekanntgabe von Vertreter etc. werden speziell hervorgehoben, damit auch beim flüchtigen Blick auf den Rapport nichts übersehen werden kann.
Schauen Sie sich doch einmal einen Musterrapport an.
Der Fax- oder Mailversand der Rapporte wird auf verschiedene Wege ausgelöst und ist von der Dienstvariante abhängig. Ferienkunden erhalten den Rapport in der Regel nach Ende des Feriendienstes. Pauschalkunden können ihre Rapporte mittels einer Telefonnummer selbst abholen. Es ist auch möglich Zwischenrapporte zu vereinbaren, welche zu bestimmten Zeitpunkten an bestimmte Orte gefaxt oder gemailt werden oder der Rapport wird von uns ausgelöst wenn etwas sehr Eiliges darin enthalten ist.
Übrigens: der Fax- und Mailversand erfolgt computergesteuert und ist unabhängig von Wochentag und Uhrzeit!
Alle Dienstleistungen rund um den Rapport sind im Abonnementspreis
inbegriffen